Fin du taylorisme…place à l’initiative !

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La qualité d’exécution, plus important que la stratégie

Dans un environnement de plus en plus contraint par les exigences réglementaires, les niveaux de rentabilité attendus et l’état de la concurrence, il devient bien difficile de dégager une stratégie de différenciation. Les Marques donnent le sentiment de suivre avec peine un monde qui se transforme plus vite qu’elles.
Dans le domaine des services financiers, par exemple, les offres de produits et de services se ressemblent étrangement ou du moins ce qui fait leur différence est peu « lisible ». Les services (simulations, consultations, conseil) tendent à converger en qualité et en couverture des besoins des clients.
Toutes nos convictions issues du Taylorisme sont mises en difficulté par ce nouveau paradigme (division du travail, standardisation des processus …)
Il devient nécessaire de trouver un autre moyen de créer une promesse de Marque différenciée. Cette voie nouvelle, c’est l’excellence de la qualité d’exécution.

La qualité d’exécution passe par l’engagement des collaborateurs

C’est au plus proche des clients, par l’engagement des collaborateurs dans la recherche de solutions individualisées et contextualisées, que les Marques peuvent réellement se différencier.
Pendant des années nous avons parié sur une « personnalisation standardisée », il nous faut passer à une réelle « individualisation ». Il faut comprendre par là, la capacité à transgresser les processus pour créer avec nos clients des solutions non pas personnalisées mais  « individuelles ».
Le chemin à parcourir peut paraître long…après avoir dépensé tant d’énergie à organiser, standardiser, niveler et contenir les initiatives. Après avoir verrouillé toute tentative d’inventer des détournements de processus par des batteries de contrôles.
Maintenant il nous faut libérer l’esprit d’initiative. C’est dans les interstices de processus qui doivent rester normés que le collaborateur apportera sa touche de prise en compte des individus et des contextes. Bel exercice !

La difficulté d’obtenir l’engagement des collaborateurs

Les entreprises qui tentent de se lancer dans cette aventure sont vite confrontées à un problème majeur, l’engagement de leurs collaborateurs.
Impossible de coproduire un service individualisé si les collaborateurs ne s’engagent pas dans cette démarche. On ne fera rien sans leur volonté d’apporter de la valeur à leur client.
Mais au moment de conduire cette mutation, beaucoup de collaborateurs semblent avoir épuisé leur capacité à s’engager dans de nouveaux changements.
Il faut dire que nous leur avons déjà beaucoup demandé. En 15 ans le rythme des transformations a été multiplié par 3, le temps laissé à chacune d’elle a été diminué par 2.
Par ailleurs, toutes ces transformations étaient loin d’être prioritaires, voire légitimes, initiées parfois pour répondre à des ambitions personnelles ou pour satisfaire le goût de la nouveauté.
De plus nous avons largement utilisé le ressort du « projet = progrès » pour mobiliser les collaborateurs et ce mot d’ordre ne marche plus. L’avenir est anxiogène.

Comment mesurer l’engagement des collaborateurs

Selon l’enquête EACP-Marketvox de septembre 2016, 53% des cadres des services, en France, ne se sentent pas près à s’engager dans les transformations qui ont été annoncées ou qu’ils pressentent dans leurs entreprises.
Pour 65% d’entre eux, malgré les objectifs communiqués, ces transformations visent à réduire les coûts ou les charges avant de viser la qualité de service ou la qualité relationnelle.
Ces transformations ne font pas sens et ils n’y retrouvent pas les valeurs de l’entreprise.
Plus de 60% considèrent que ces transformations vont leur demander beaucoup d’efforts et qu’ils n’obtiendront pas une reconnaissance au niveau de l’effort fourni.

Alors comment allons-nous engager les collaborateurs dans l’excellence et la qualité d’exécution ?

En premier lieu, en évaluant précisément le niveau d’engagement ou de désengagement. Sur ce point, la plupart des entreprises sont bien désarmées. Les baromètres sociaux n’ont pas été conçus pour ça. Plutôt orientés vers la mesure de la satisfaction au travail ou vers la prévention des risques psycho-sociaux, ils ne donnent pas d’information sur la détermination des collaborateurs à s’engager dans les transformations.

Dans cet objectif, Marketvox a créé un outil de mesure spécifiquement adapté à l’évaluation de l’engagement des collaborateurs. Il s’appuie sur un questionnaire conçu sur la base des théories de Victor Vroom. L’interprétation de la mesure est ajustée à partir d’entretiens conduit par des sociologues avec un panel de collaborateurs (entre 15 et 20 entretiens suffisent). Ces interviews permettent de comprendre la culture de l’entreprise et d’adapter les questions et leur interprétation au contexte particulier de l’entreprise, d’une direction, d’un service.
Chaque étude est faite « sur mesure », ce genre d’évaluation ne se prêtant pas à l’application d’un questionnaire standard.
A partir du diagnostic, des leviers d’actions sont identifiés

Conduire la transformation

Tous les écueils n’en sont pas éliminés pour autant. Il reste encore à conduire la transformation en tenant compte du niveau réel d’engagement, des éléments de culture à modifier et du niveau d’effort à réaliser.
Les analyses des questionnaires font apparaître malgré tout un principe général.
Pour engager les collaborateurs dans une transformation, il faut en tout premier lieu lui donner du sens et démontrer son lien avec les valeurs de l’entreprise dans lesquelles les collaborateurs se reconnaissent. C’est pourquoi la dimension « culturelle » de tout changement est à considérer avec la plus grande attention.
Bien d’autres leviers peuvent être actionnés. L’analyse des facteurs de désengagement permet de les choisir de manière judicieuse. On peut citer l’alignement des Comex/Codir sur une même stratégie, le choix d’éléments de communication porteurs de sens, la mise en place de nouveaux modes de management, la co-construction des  résolutions de problèmes, des modes de fonctionnement en « test & learn » laissant la place à la prise de risque et à l’erreur, des modes de reconnaissance individuels et collectifs originaux…

L’intérêt pour la mesure de l’engagement des collaborateurs ne doit pas relever seulement du souci d’apporter le bien-être au travail, de limiter l’absentéisme ou de prévenir des risques psycho-sociaux. Il faut s’en préoccuper parce que l’engagement des collaborateurs est un gisement de performance peu exploité qui permet aux Marques de clairement se différencier.

Marketvox : mesurer l’engagement des collaborateurs

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Grave menace sur le NPS

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Nous n’avons pas beaucoup d’outils pour mesurer la qualité d’un service et à cet égard le NPS est très précieux.
Le NPS ou Net Promoter score, a été introduit pour la première fois par Frederick F. Reichheld, consultant chez Bain & Company. C’était en 2003 dans son article de la Harvard Business Review “The One Number You Need to Grow”.
Le mécanisme est simple. Après avoir délivré un service, il suffit de demander au client s’il recommanderait ce service ou (l’entreprise le cas échéant) à l’un de ses proches /de ses amis / de ses relations.
Le client exprime son avis en choisissant une note sur une échelle de 1 à 10. La note 1 signifie qu’il ne recommanderait en aucun cas ce service ou cette entreprise à un proche / un ami / une relation, la note 10 signifie qu’il serait absolument d’accord pour recommander ce service ou cette entreprise à un proche / un ami / une relation.
Les clients qui optent pour les notes 9 et 10 sont appelés « promoteurs ». Ce sont des clients tout à fait satisfaits.
Les clients qui préfèrent les notes 7 ou 8 sont considérés comme neutres dans leur appréciation du service.
Ceux qui choisissent les notes  1 à 6 sont considérés comme des « détracteurs ». Ce sont des clients qui n’ont pas été satisfaits du service.

Le schéma ci-dessous résume la grille du Net Promoter Score :

Recommanderiez-vous ce service à votre entourage ou à un proche ?

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Les résultats :
On calcule le nombre de « Promoteurs » que l’on divise par le nombre de répondants, on obtient le pourcentage de promoteurs = %P
On fait de même pour les « détracteurs » ce qui nous donne le pourcentage de « détracteurs » = %D
Le NPS est égal à la différence entre le pourcentage de « Promoteurs » et le pourcentage de « Détracteurs »

NPS  = %P – %D

Ainsi, si j’ai 250 « Promoteurs » et  150 « Détracteurs » et 480 répondants, j’ai un NPS de (52 – 31)= 21

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Pour Information le NPS d’Amazon est à 69, ce qui est excellent.
On peut ensuite enrichir le NPS en le pondérant par canaux, segments de clients ou autre.
C’est une belle mécanique qui est de plus en plus utilisée avec raison.

Le NPS ne peut pas se substituer à une connaissance approfondie des causes de satisfaction ou d’insatisfaction, mais il donne une mesure instantanée très utile.

Mais pourquoi le NPS est-il menacé ?

L’échelle du NPS, même si on lui reproche de manquer de bien-fondé théorique est efficace si elle est respectée.

Or de plus en plus d’entreprises utilisent le NPS, mais ne l’utilisent pas dans l’esprit de sa création.
Ainsi par exemple une banque de détail utilise le NPS pour évaluer la qualité de l’entretien avec ses conseillers, mais la question est mal posée (« êtes-vous satisfait de cet entretien ? » au lieu de « recommanderiez-vous à un proche ou un ami d’avoir un entretien avec notre conseiller ?»).
Par ailleurs un panonceau bien en évidence sur le bureau du conseiller que j’ai rencontré indique « si vous êtes satisfait de cet entretien cochez les notes 9 ou 10 ». Ce qui ne correspondant pas à l’esprit dans lequel le NPS a été créé.
C’est au client avec sa subjectivité d’estimer à quel niveau il place sa satisfaction.
Mais tout dépend évidemment de l’objectif recherché. Si cette banque souhaite faire du NPS un outil de communication, on peut entendre qu’elle procède ainsi, mais d’autres indicateurs sont sans doute plus appropriés.

J’ai connu un autre exemple récent chez un concessionnaire automobile cette fois. Après l’entretien de ma voiture, le chef d’atelier me remet le NPS à remplir. Il m’indique là encore qu’il souhaiterait que je choisisse la note 9 ou 10 car sinon il va devoir fournir des explications sur les raisons de mon insatisfaction. J’ai choisi la note 7 et j’ai été rappelé par le service qualité qui m’a demandé les motifs de mon choix. J’ai bien failli toutefois céder à l’influence de ce chef d’atelier bien sympathique qui m’avait pourtant fait attendre 15mn avant de me recevoir, car il discutait avec ses collègue dans l’atelier.

On aura certainement sous peu des communications sur d’excellents NPS dans les séminaires de marketing et dans les salons de la relation client.
C’est dommage, le NPS est d’abord un outil qui doit permettre en interne de prendre conscience du niveau de satisfaction des clients et de réagir à des niveaux d’évaluation défavorables par un travail sur la qualité des services délivrés.

Malmené il perd tout son sens et sera décrédibilisé, il n’y a pourtant pas pléthore d’outils de mesure aussi simple et utile.

Relation client : l’effet Chocolat

L’Agirc-Arrco m’a invité le 22 janvier à présenter l’évolution des métiers de la relation client lors du séminaire des « Responsables de la filière Particuliers ».

Cette Conférence a été pour moi l’occasion de rappeler le champ des contraintes dans lequel nous évoluons lorsque nous voulons améliorer la qualité de la relation client.
C’est un espace en « 3 D », le client, les processus de productions des services relationnels et les collaborateurs de l’entreprise.
Les contraintes imposées par les exigences des clients ne sont pas les moindres.
Il n’est pas incohérent de considérer le client comme une contrainte et tout à la fois comme le centre de toutes nos attentions.
Le niveau d’exigence des clients s’accroît sans cesse et toute tentative de différenciation d’un concurrent  se traduit pas une nouvelle élévation des standards d’exigence.

C’est ce que l’on appelle « l’effet chocolat ».

L'effet Chocolat

L’image est née de l’aventure bien connue des cafetiers parisiens.

Il y a quelques années, un café au comptoir, c’était une tasse et un sucre. Puis voulant se différencier, un cafetier a eu l’idée d’ajouter un biscuit au café. Les clients se sont précipités chez lui. Son café lui coûtait plus cher, mais il se rattrapait sur les volumes. Sauf que quinze jours plus tard, tous les cafetiers rajoutaient un biscuit à côté de la tasse.
Notre cafetier se retrouvait donc avec un volume de clients qui retrouvait son niveau précédent, mais avec une marge plus faible. Et pas question de supprimer le biscuit, les clients fuiraient.

Il lui vient alors l’idée de remplacer le biscuit par un chocolat, certes plus cher, mais beaucoup plus apprécié des clients. Les clients se font à nouveau plus nombreux. Puis tous ses concurrents copient l’excellente idée. La fréquentation de son café retrouve les niveaux d’autrefois et ainsi il n’a presque plus de marge sur ses ventes.
Puisque le standard de qualité de ses clients s’est élevé, il n’a plus d’autre solution que de reconstituer ses marges en améliorant sa productivité…(ou en se battant pour une diminution de la TVA, mais c’est une autre histoire).

Tous les directeurs de la relation client sont confrontés à ce dilemme.

Améliorer la qualité de la relation client mobilise des investissements immédiats et comprime les marges. Le gain parfois difficilement mesurable, n’est ni certain, ni nécessairement durable.

Alors pourquoi y aller ? … A cause du risque à ne pas faire !

L’argumentation qui justifie les projets de marketing relationnel porte souvent sur le « risque à ne pas faire », arme suprême du «marketeur » poussé dans les cordes par son Directeur financier.

Et cet argument, un Directeur financier le comprend.

Une relation client de mauvaise qualité, se traduit par des appels téléphoniques qui inondent les centres de relation client, mobilisant des ressources humaines dont le coût est mesurable.  Mesurable sont aussi les pertes d’opportunités de rebonds commerciaux (on ne vend rien à un client fâché, on s’efforce déjà de lui résoudre son problème ou de calmer son mécontentement).

Le Directeur financier sait aussi compter les clients qui partent pour un défaut de qualité de service et le coût de traitement des réclamations accompagnées parfois de dédommagements bien mesurables eux-aussi.

Reste à savoir quel est le niveau raisonnable de réponse aux attentes des clients. Jusqu’à quel point investir pour répondre au « risque à ne pas faire » ?

Faut-il faire toujours la course en tête, ou savoir se laisser glisser à l’arrière du peloton pour « attaquer » lorsque l’on est visible ?
La stratégie d’une grande banque française dans ce domaine s’exprimait ainsi : ne jamais être le meilleur, rester toujours dans le peloton de tête.
Inutile d’être dans la course à la première place, mais il ne faut pas non plus offrir le flan à la critique par un niveau de service trop loin du meilleur.
Le propos était raisonnable et il emportait facilement l’adhésion. Pourtant il présentait une grave faille, car le  panel de référence utilisé pour définir le peloton de tête ne comportait que les autres banques de la place.
Cette banque disposait d’une étude publiée chaque trimestre qui la rassurait sur sa qualité de service en la situant régulièrement dans le premier tiers des établissements les plus appréciés. Or il aurait fallu qu’elle se compare aux standards de qualité de la relation client de l’ensemble des fournisseurs de « services relationnels ».

Comment un consommateur juge-t-il de la qualité d’un échange téléphonique, d’un rendez-vous ou d’une réponse à un e-mail ?

Lorsqu’un consommateur envisage le remplacement de sa voiture, il compare les voitures proposées par les différents constructeurs, mais pas seulement. La comparaison peut aussi porter sur des moyens de transports alternatifs (les transports en commun, la location de voiture, le partage de véhicules, les dispositifs du type Autolib’ ou autre).

Lorsque le consommateur s’adresse à son boucher,  les concurrents sont le boucher d’en face, le charcutier, le traiteur chinois, voir le kebab du coin (mais là je vais me fâcher avec mon boucher préféré, le très médiatique Yves-Marie Le Bourdonnec qui n’imagine sûrement pas que je puisse le mettre en concurrence avec un Kebab).

De même dans le domaine des services relationnels, les concurrents sont tous ceux qui ont une offre de service de la même nature.

Dans l’exemple de notre banque, le client  ne compare pas la qualité de son appel à celui passé auprès d’une autre banque, mais à tous les appels qu’il a passés précédemment, que ce soit à Nespresso, à Air France ou à Orange.
Posé ainsi le sujet de l’excellence dans le domaine de la relation client est un terrible défi.
Sans parler de caracoler en tête, suivre le peloton nécessite une bonne dose d’énergie et des investissements sans cesse renouvelés.

L’effet « Chocolat » crée une course en avant dont le peloton de tête réunit les meilleurs dans le domaine de la relation client, indépendamment de toute question de secteur d’activité.

Pour rester au contact des meilleurs, qui n’ont pas forcément les mêmes contraintes réglementaires ou financières, il faut être innovant et agile. Il faut aussi gagner en productivité dans la fourniture des services relationnels.

Dans un prochain article nous nous attacherons à montrer que la convergence des deux objectifs, qualité de la relation client et productivité, ne va pas de soi.